繁忙期に向けた業務委託活用

経済産業省の「特定サービス産業動態統計調査」で2024年の結婚式場業を見ると、取扱件数が最も多かった11月は8,274件で、最も少なかった1月の2,791件の約3.0倍でした。一方で、同じ調査の従業者数は、1年を通じて19,188人から19,702人の間に収まっています。つまり、件数の山と谷は3倍近く開いているのに、雇っている人の数はほとんど動いていません。

この差を埋める手段は、社員の時間外労働、変形労働時間制、派遣、業務委託のいずれかです。そして、どの手段にも、法令で決められた「この日までに済ませておかなければならない手続」があります。繁忙期の人員計画で手配が間に合わなくなるのは、人が見つからないからだけではありません。手続の締切を過ぎてから動き始めるからです。

そこでこの記事では、統計で山の位置を確かめたうえで、4つの手段それぞれの締切を法令から拾い出し、どこを起点に逆算すればよいのかを整理します。

件数は3倍、人は横ばい

特定サービス産業動態統計調査は、経済産業省が毎月行っていた調査で、結婚式場業については売上高、取扱件数、従業者数、派遣受入れ数を月ごとに公表していました。e-Statに掲載されている長期時系列表は、2024年12月分までを収録しています。

2024年の8月と11月を並べると、件数と人の動き方の違いがはっきりします。

従業者数を取扱件数で割り戻すと、従業者1人あたりの件数は8月が約0.16件、11月が約0.42件になります。これは筆者が統計の数字から計算したものですが、同じ人数で2.7倍の件数を回していることを示しています。

派遣受入れは、件数ほどではありませんが、繁忙期に増えています。ただし、その伸びは約1.5倍にとどまり、件数の約2.7倍には届いていません。さらに、この統計には業務委託で働く人を数える欄がありません。従業者数は正社員とパート・アルバイト等の合計であり、派遣受入れは派遣労働者の延べ人日です。したがって、残りの差は、社員の労働時間の増加か、統計に現れない業務委託か、1人あたりの負担の増加のいずれかで吸収されていると考えるのが自然です。

2019年の数字でも、同じ形が見えます。2019年の取扱件数は8月が4,391件、11月が11,502件でした。これに対して従業者数は8月が15,077人、11月が15,668人で、派遣受入れは8月の5,337延べ人/日から11月の9,984延べ人/日に増えています。

なお、この調査は2019年1月分と2020年7月分で調査対象を見直しており、それ以前の数値と不連続が生じています。そのため、年をまたいで件数の水準を比べることはできません。この記事では、同じ年の中で月ごとの形を比べることにだけ使っています。また、調査の対象は全国のすべての式場ではなく、2024年12月時点で398事業所を営む調査対象企業です。

山の位置は毎年同じ

では、件数の山はいつ来るのでしょうか。3つの年の取扱件数を月ごとに並べると、山と谷の位置がほとんど変わらないことが分かります。

※単位は件です。経済産業省「特定サービス産業動態統計調査」長期時系列表 16 結婚式場業の月・実数から筆者が抜き出しました。

3つの年のいずれも、最も件数が多い月は11月です。そして、9月から11月にかけての秋と、3月から5月にかけての春に、2つの山があります。反対に、1月と8月は毎年谷になっています。弊社も以前の記事で、春と秋を中心とした繁忙期に多くの人手が必要になると書いてきましたが、統計もその通りの形を示しています。

この形が毎年同じであることは、人員計画にとって2つの意味を持ちます。1つは、自社の繁忙期を予測しやすいという良い面です。もう1つは、他の施設も同じ月に同じだけ人を必要としているという厳しい面です。

後者は、手配の遅れに直結します。派遣会社に登録しているスタッフも、業務委託で動くフリープランナーも、秋の土日にはすでに複数の施設から声がかかっています。自社の11月の件数が見えてから探し始めると、その時点で他の施設が先に押さえている人とは契約できません。したがって、繁忙期の人員計画は、自社の都合だけでなく、業界全体が同じ時期に動くことを前提に組む必要があります。

社員の残業で埋める限界

外部の手配が遅れた場合に、最初に頼りたくなるのは社員の時間外労働です。しかし、時間外労働には法律上の上限があり、その上限は年間の山の数と相性がよくありません。

厚生労働省の「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」は、上限の仕組みを次のように説明しています。

婚礼施設にとって重いのは、最後の行です。月45時間を超えられるのは1年のうち6か月までと決まっています。一方で、統計が示す繁忙期は、3月から5月と9月から11月を合わせると6か月になります。

つまり、春と秋の山をどちらも社員の時間外労働で乗り切ろうとすると、特別条項を使える月をその6か月で使い切ることになります。その結果、12月の年末の婚礼や、2月に件数が戻り始める時期に、月45時間を超える余地が残りません。さらに、特別条項を使うには、36協定にその旨を定めておく必要があります。協定の内容を確かめないまま繁忙期に入ると、上限を超えてから気づくことになります。

したがって、時間外労働は「外部の手配が間に合わなかったときの受け皿」にはなりません。むしろ、先に何か月分を時間外で吸収するかを決め、残りを他の手段に割り振るという順番で考えるほうが安全です。

変形労働時間制の締切

社員の労働時間そのものを、繁忙期に厚く、閑散期に薄く配分する方法もあります。それが1年単位の変形労働時間制です。

労働基準法第32条の4は、労使協定で対象期間を定めた場合に、その期間を平均して1週間あたり40時間を超えない範囲で、特定の週や日に法定労働時間を超えて労働させることを認めています。対象期間は1か月を超え1年以内の期間に限られます。厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署のリーフレット「1年単位の変形労働時間制」は、この制度を、業務の繁閑に応じて労働時間を配分することを認める制度だと説明しています。

ただし、この制度には繁忙期の直前では間に合わない手続がいくつもあります。リーフレットが示している主な限度と手続は、次の通りです。

また、リーフレットは、特定した労働日や労働日ごとの労働時間を任意に変更することはできないとも明記しています。これは、繁忙期の人員計画にとって決定的な制約です。なぜなら、変形労働時間制を使うには、どの月が忙しくなるかを対象期間が始まる前に見込み、その見込みに沿って労働日を決めておく必要があるからです。

幸いなことに、前の章で見た通り、婚礼の山の位置は毎年ほとんど変わりません。したがって、変形労働時間制は婚礼施設と相性のよい制度だといえます。ただし、その相性のよさを活かせるのは、年度の初めや対象期間の起算日までに、秋の件数の見込みを立てられている施設に限られます。

派遣で埋める場合

社員の枠で足りない分を派遣で補う場合にも、契約の前に済ませておくべき手続が法律で決まっています。そして、婚礼施設の使い方とぶつかりやすい規制が1つあります。それが日雇派遣の原則禁止です。

労働者派遣法第35条の4は、派遣元が日雇労働者、つまり日々または30日以内の期間を定めて雇用する労働者を派遣することを、原則として禁止しています。厚生労働省の「労働者派遣事業を適正に実施するために」は、この禁止の例外として、政令で定める一部の業務のほか、日雇労働者が次のいずれかに該当する場合を挙げています。

• 60歳以上の人
• 雇用保険の適用を受けない学生
• 副業として従事する人のうち、生業収入が500万円以上の人
• 主たる生計者以外の人のうち、世帯収入が500万円以上の人

このため、秋の土日だけ、あるいは特定の婚礼の日だけ派遣スタッフに来てもらうという使い方は、派遣元とそのスタッフとの労働契約が30日以内であれば、例外に該当する人に限られます。繁忙期の直前に単発で人を集めようとしても、派遣では集められる人の範囲が狭くなるということです。

さらに、派遣契約を結ぶ前には、派遣先となる施設の側にも義務があります。労働者派遣法第26条は、次の手続を定めています。

このうち第7項の情報提供は、自社のプランナーやサービススタッフの待遇を業務ごとに整理して渡す作業です。初めて派遣を使う施設や、新しい業務で派遣を受け入れる施設は、この準備に時間がかかります。

また、第6項により、派遣先は契約の段階で派遣される人を選ぶ行為をしないよう努めなければなりません。大阪労働局の資料「派遣労働者の受入れの流れと注意事項」は、事前面接や履歴書の送付の要求などを、派遣労働者を特定する行為の例として挙げています。したがって、派遣で繁忙期を補う場合には、誰が来ても施行が回るように、業務の手順を先に文書にしておく必要があります。

業務委託で埋める場合

派遣の日雇規制がかからないのが、業務委託です。フリープランナーに施行や打合せを委託する形であれば、1日単位や1件単位の依頼もできます。ただし、業務委託にも締切があり、その締切は契約の期間によって変わります。

特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律、いわゆるフリーランス法の第3条は、業務委託をした場合に、直ちに、業務の内容、報酬の額、支払期日などを書面または電磁的方法で明示することを求めています。また、同法の第4条により、報酬の支払期日は、役務の提供を受けた日から60日以内のできる限り短い期間内に定めなければなりません。

繁忙期の人員計画で注意したいのは、契約期間が6か月以上になる場合です。大分労働局の資料「フリーランス・事業者間取引適正化等法のポイント」は、6か月以上の業務委託について、次の2つの義務を挙げています。

春と秋の両方の繁忙期を同じフリープランナーに頼もうとすると、3月から11月までの契約になり、6か月を超えます。その場合、秋の件数が思ったより伸びなかったからといって、9月に入ってから契約を打ち切ることはできません。30日前の予告が必要だからです。

逆に言えば、6か月以上の契約は、フリープランナーの側から見ても先の予定が立つ契約です。先に見たように、秋の土日には複数の施設から声がかかります。そのため、春の時点で秋まで含めた契約を示せる施設のほうが、同じ人に続けて来てもらいやすくなると考えられます。

もう1つ、業務委託で見落としやすいのが、施行の日と仕事が始まる日のずれです。プランナーの仕事は、施行当日だけではなく、その前の打合せから始まります。11月の施行をフリープランナーに任せるのであれば、委託の開始は11月ではなく、その婚礼の打合せが始まる時期になります。弊社は「フリープランナーの単価と実質時給」で、打合せの準備や移動を含めた拘束時間の考え方を示しました。依頼する側も、施行の件数ではなく、打合せを含めた拘束時間で必要な人数を見積もる必要があります。

フリープランナーの単価と実質時給

繁忙期の人員計画の起点

ここまでの4つの手段を並べると、どれも「繁忙期の件数が見えたあと」ではなく、「件数を見込んだ時点」で動く必要があることが分かります。では、その見込みはどこから立てればよいのでしょうか。

起点になるのは、カレンダーではなく受注台帳です。婚礼の施行日は、新規接客で成約した時点で決まります。そのため、11月の人員の需要は、11月が来たときに発生するのではなく、11月の婚礼が成約するたびに少しずつ積み上がっていきます。自社の受注台帳を挙式月ごとに集計すれば、繁忙期の件数がどこまで埋まっているかを、その月が来る前に数えることができます。

この集計から、各手段の締切を逆算すると、次のような順番になります。

この表で最も早い時点に来るのは、変形労働時間制です。そして、最も遅くまで調整が利くのは、1件単位で依頼できる業務委託です。ただし、業務委託は遅くまで調整が利く分だけ、他の施設との取り合いになりやすいという点を忘れないでください。

受注台帳の件数と、自社の社員で回せる件数の差が、外部に頼る必要のある件数です。この差を、受注の積み上がりに合わせて月に一度確かめるだけでも、手配が間に合わなくなる事態はかなり防げます。弊社の「婚礼支配人のための数字の授業」でも、支配人が数字で施設の状態をつかむことの意味を書きましたが、人員計画もその延長にあります。

婚礼支配人のための数字の授業

閑散期の使い方

逆算の起点が受注台帳であるとすれば、繁忙期の準備に使える時間は、統計が示す谷の月にあります。2024年の取扱件数は、1月が2,791件、8月が3,038件でした。いずれも、直後に山が来る月です。

1月と8月にしておきたいことは、外部の人を受け入れる準備です。先に見た通り、派遣では施設の側が人を選べません。業務委託でも、繁忙期の土日に初めて来た人に、会場のルールや見積の方針を一から伝える余裕はありません。

弊社は「業務『委託』と『丸投げ』の違い」で、同じプランナーでも会場によって成果が変わる理由を、教育・環境・人間関係の設計の差として説明しました。その記事で挙げた、顧客層や競合、見積方針、裁量の範囲を事前に文書で渡している会場の例は、繁忙期の受け入れにもそのまま当てはまります。こうした資料を整える作業は、件数の少ない1月と8月のうちに済ませておくのが現実的です。

業務「委託」と「丸投げ」の違い

また、閑散期は、春や秋に来てもらった外部の人と、次の山の予定を話す時期でもあります。業務委託で6か月以上の契約を結ぶかどうか、派遣の期間をどう組むかといった判断も、谷の月のうちに行えば、法令の締切に追われずに済みます。

明日確かめる4点

最後に、繁忙期の人員計画のために、明日から確かめられることを4つに絞ります。いずれも、社内の資料を開けば確認できるものです。

1つ目は、受注台帳を挙式月ごとに集計し、来年の3月から5月と、今年と来年の9月から11月の件数がどこまで埋まっているかを数えることです。これが、すべての逆算の起点になります。

2つ目は、36協定の特別条項を確かめることです。特別条項が定められているか、月45時間を超えられる月をどの月に使う想定なのかを、繁忙期の月と照らし合わせてください。

3つ目は、1年単位の変形労働時間制を導入しているかどうかと、その対象期間の起算日を確かめることです。導入していない場合は、次の対象期間の起算日から逆算して、労使協定の準備にいつ取りかかるかを決めてください。

4つ目は、外部の人との契約の期間を確かめることです。派遣であれば日雇派遣の例外に頼っていないか、業務委託であれば6か月以上の契約になっていないかを確認すれば、解除の予告や配慮の義務を見落とさずに済みます。

用語解説

出典一覧

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