フリープランナー導入〜業務の切り出し！

はじめに．新規接客と施行担当、それぞれの整理ポイント

近年、フリープランナーを導入する婚礼施設が増えています。フリープランナーに業務を依頼することで、人手不足や閑散期の調整ができたりと、さまざまなメリットがありますよね。

ただ、その一方で、「どこまでを婚礼施設側が担当して、どこからをフリープランナーに任せるのか」が曖昧だと、逆に婚礼施設の負担が増えることとなり、フリープランナー側でもミスが生じたりすることにもつながります。

特に、新規接客と施行担当の業務については、最初にしっかり整理しておくことで、フリープランナーの力を最大限に活かしながらスムーズに進められるようになります！

では、具体的にどのような点を決めておくとよいのでしょうか？？このブログでは、「新規接客」と「施行担当」に分けて、「業務の何をどのように切り出したらいいのか？」を、業務フローと接客マニュアルの二つの観点から考えてみたいと思います！

1. 新規接客の業務整理

結婚式場の第一印象を決めるのが、新規接客の対応です！新郎新婦に「ここにお願いしたい！」と思ってもらうためには、つまり接客するフリープランナーに最大限力を発揮してもらうためには、「どのような流れで接客を進めるのか、誰がどの役割を担当するのか」を、事前にしっかり決めておくことが大切です！

● 業務フローの策定

まず、新規接客における フリープランナーの担当範囲 を明確にする必要があります。

• 受付でのお迎え、ドリンク提供、お見送りはフリープランナーが行うのか、それとも婚礼施設側が対応するのか
• 事前にマネージャーがプレヒアリングを行うのか
• 見積もりの作成はフリープランナーが行うのか、婚礼施設側が担当するのか
• システム操作が必要な場合、フリープランナーに操作権限を与えるのか
• 成約時に、契約内容や規約をフリープランナーが説明するのか

● 接客マニュアルの策定

新規接客の流れや案内方法を統一するためには、接客マニュアルの整備も重要です。

• ヒアリングの進め方を統一する
• ショールームや会場案内の際のトークスクリプトを作成する
• 割引や特典の適用について、プランナーの裁量範囲を明確にする
• 日程提示の際、どこまでフリープランナーの裁量で決定できるのかを定める

新規接客のルールをしっかり決めておくことで、新郎新婦への対応がスムーズになり、成約率の向上にもつながります。

2. 施行担当の業務整理

新規接客の段階を経て契約に至ったら、次は施行に向けた準備が始まります。このフェーズでは、フリープランナーと婚礼施設側がどのように連携するのかがより重要となってきます。

● 業務フローの策定

施行に関わる業務のうち、フリープランナーが担当する範囲 を明確にします。

• メールやチャットツールの整備、利用ルールの統一
• 各ツールのシステム権限をどこまで付与するのか
• 会場での処理が必要な業務と、在宅で対応可能な業務の切り分け
• 在宅処理が可能な業務を増やし、効率化を図る
• 会場への代理対応が依頼可能な業務の範囲を明確にする
• 各種アイテムの発注フローのマニュアル化
• 婚礼施設側にフリープランナー宛の電話が入った際の対応ルールの策定
• 見積作成のルールと承認フローの統一
• オンライン打ち合わせ前後の処理を、在宅対応可能なフローに変更する
• 打ち合わせ前後の処理方法を統一し、属人化をなくす
• 各種資料の保管場所をクラウド上で統一し、情報共有をスムーズにする
• 紙媒体の顧客ファイル処理を極力廃止し、デジタル管理へ移行する

● 施行前日＆当日の業務分担を明確にする

またいざ打ち合わせを進めてきた新郎新婦の施行に関して、前日準備や当日のオペレーションに、フリープランナーが何をどこまで関与するかを決めておく必要もあります。

• フリープランナーが現場でどこまで何を対応するのか
• 婚礼施設側がフォローする範囲はどこまでか
• 当日に急な変更があった場合の対応フロー

これらは、「会場100％理解シート」や「施行前日＆当日フローチャート」を作成しておくことで、当日の動きがスムーズになります。重要なことは、イレギュラーに完璧に対応できるようにするために、「レギュラーを決めておく」ということです。それがないと、すべてが「イレギュラー」になってしまうからです。

3. 新規接客・施行に共通する業務整理

また、新規接客と施行、それぞれの業務整理を進めるうえで、共通して考えておきたいポイントもあります。

● 緊急時の対応ルールを決める

フリープランナーも婚礼施設側のスタッフも、体調不良や急なトラブルで対応が難しくなることがあります。そのような場合に備えて、代替対応のルールを決めておくと安心です。

● 担当変更が発生した際の引き継ぎルールを統一する

打ち合わせの途中で担当プランナーが変更になることもあります。その際、情報共有をスムーズに行えるように、資料の保管場所をクラウド上で統一する、引き継ぎ用のフォーマットを作成しておく、誰が代理担当に入るかといった避難ルートも決めておく工夫が必要です。

● 婚礼施設側とフリープランナーが相談できる窓口を設ける

業務を進めるうえで、フリープランナーから「このケースではどう対応すればよいのか？」といった質問が出ることもあります。こうした疑問をすぐに解決できるように、Q&A集をまとめたり、質問専用のチャットグループを作成したりすることで、スムーズな連携が可能になります。

まとめ：業務を整理すれば、フリープランナーとの連携がスムーズに！

以上見てきたように、フリープランナーを受け入れる際には、「どこまでを婚礼施設側が担当し、どこからをフリープランナーに任せるのか」を明確にすることが大切です！

特に、新規接客と施行担当の業務は、事前にフローを整理し、マニュアルを整えておくことで、それは最終的に新郎新婦にとっての「いい結婚式」をたくさん産むことにつながり、またプランナーの働きやすさにもつながっていきます！

フリープランナーの導入を検討されている婚礼企業様は、ぜひご参考になさってください！

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